Gestion des adhésions

Gestion des cotisations

Denière mise à jour le : 06-06-2021

Dans cette fiche, vous verrez comment gérer les nouvelles inscriptions ainsi que les statuts de cotisation.

Les nouvelles inscriptions

Lorsqu’un nouvel adhérent s’inscrit, il apparait automatiquement dans le tableau avec la couleur associée correspondante.

Nous voyons qu’il y a une inscription à mettre à jour en jaune dans le tableau.

Si vous souhaitez mettre à jour la cotisation du nouvel inscrit, cliquez sur l’inscrit lui-meme (encadré bleu)

Vous arrivez sur cette page :

En haut, à gauche de la page, vous pouvez voir :

  • l’adhérent et son l’adresse email,
  • ensuite au milieu de l’écran : Information à propos de l’adhérent et
  • à droite de l’écran "Raccourcis"pour : - Voir la fiche de l’adhérent, Modifier la fiche de l’adhérent, Consulter le profil public et Ajouter une nouvelle cotisation

Dessous, vous trouverez l’historique des Cotisations. Dans le cas présent, il n’y a qu’une ligne car c’est un nouvel adhérent.

  • Numéro,
  • Date,
  • Le type d’inscription,
  • Catégorie de cotisation,
  • Numéro de transaction,
  • Montant réglé
  • Le statut de la cotisation. C’est le plus important car c’est lui qui va activer les autorisations liées à l’adhésion
  • Action.

Dans Action, il a y trois champs :

  • un dialogue indiquant Nouvelle cotisation de Mr Nouvel adherent - valide ou non valide Membre n 43
  • un carre avec crayon "Editer les informations"
  • un logo d’une poubelle

Quand vous cliquez sur "Editez les informations"
Une fiche Nouvelle cotisation s’ouvre alors.

Paramétrez alors la cotisation selon le mode de règlement et le type d’inscription.
Le menu comprend 6 champs de modification :

  • La date de paiement, il est important de le remplir pour la mise à jour du système et le calcul de la période de validité de l’inscription,
  • Choix entre une inscription ou une réinscription,
  • Le statut de la cotisation. C’est le plus important car c’est lui qui va activer les autorisations liées à l’adhésion,
  • Le type d’inscription,
  • La date de fin de validité de l’adhésion,
  • La justification : Nouvelle cotisation de Mr Adhérent Valide — Membre n°43.

Il est a noter qu’il y a trois statuts de cotisation :

  • Tarification en attente de validation
  • Cotisation en attente de paiement
  • Cotisation payée par l’adhérent

La validation d’une cotisation active automatiquement les "privilèges adhérent", à savoir :

  • L’inscription à la liste de diffusion générale
  • La réception de la newsletter
  • L’ajout dans la zone adhérent
  • L’autorisation de s’inscrire aux événements

Remplir la fiche et cliquer sur OK en bas a gauche pour finaliser l’inscription.
Une fois faite, le statut du membre change automatiquement et il devient vert dans le tableau des adhérents sur la page principale du module.

Les réinscriptions
Pour les réinscriptions, la procédure est exactement la même que pour les nouvelles inscriptions à la seule différence près que lorsque vous arrivez sur la page d’historique des cotisations, l’adhérent a déjà un statut de cotisation : toujours valide ou échu.

Pour procéder à la réinscription :

  • vous cliquez sur le bouton de Ajouter une nouvelle cotisation, en bleu.

Puis paramétrer la réinscription dans le menu.

Pour le paiement, cliquez sur le numéro de la transaction encadré orange, ici n 74.

Remplir la fiche selon le mode de paiement.

Qu’il s’agisse d’une nouvelle inscription ou d’une réinscription, quand celle-ci est validée, l’adhérent reçoit une notification par email de l’activation.

Ce module de cotisation fonctionne aussi bien pour les accueils ayant des adhésions à "date d’anniversaire" (une année valide d’adhésion à partir de la date d’inscription) ou sur un calendrier scolaire (de Septembre à fin juin ou fin Août avec des périodes d’inscriptions déterminées).